Il Self Check-in è una modalità di accoglienza praticata in tutto il mondo in cui gli ospiti accedono a una struttura ricettiva senza incontrare il gestore.
L’articolo 109 del TULPS (Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza) stabilisce che i gestori di strutture ricettive devono verificare l’identità degli ospiti attraverso un documento valido, che attesti la loro identità. Dopo l’arrivo, i gestori sono obbligati a comunicare alle autorità di pubblica sicurezza le generalità degli alloggiati entro le tempistiche previste. e questa comunicazione deve avvenire online tramite il portale Alloggiati Web. L’obiettivo è garantire che le autorità siano sempre informate sugli ospiti presenti nelle strutture, al fine di tutelare la sicurezza pubblica.
Per verificare l’identità degli ospiti, alcune strutture ricettive hanno adottato negli ultimi anni dei metodi per velocizzare tutta la procedura di check-in sfruttando sistemi online che consentono di snellire tutto il processo, dall’acquisizione dei documenti degli ospiti alla consegna dei codici di accesso per entrare in autonomia senza dover incontrare nessuno.
Questa procedura è quindi diventata per alcuni gestori un espediente per risparmiare tempo e fatica, ma ha anche portato a modalità spregiudicate che pregiudicano la sicurezza e la qualità dell’esperienza per gli ospiti, e non solo.
Molti gestori si affidano a cassettine o box automatici lasciati in luoghi disparati, spesso mal custoditi o nascosti in angoli poco visibili.
Questo sistema inoltre può trasformarsi in un’incognita: chi controlla realmente che l’identità degli ospiti corrisponda effettivamente a quella indicata sul documenti di identità?
- Come garantire che l’accesso venga dato solo a quelle persone?
Troppo spesso, la mancanza di un’interazione diretta con il locatore lascia spazio ad abusi, consentendo a chiunque di entrare senza alcun controllo effettivo.
Queste pratiche espongono ad elevati rischi di sicurezza, aprendo la porta a chiunque voglia eludere il sistema di registrazione.
Inoltre, talvolta le istruzioni per l’accesso sono poco chiare e gli ospiti incontrano tante difficoltà.
Proprio per questi motivi, negli ultimi tempi si è discusso se questa forma di accoglienza a distanza fosse legittima in Italia.
L’articolo 109 del TULPS è di vecchia data e nonostante le modifiche più recenti non è chiaro se fosse lecito identificare le persone con altri mezzi.
A seguito di pressioni e richieste di precisazioni, il 18 novembre 2024 è stata pubblicata la circolare del Ministero dell’Interno N.557/ST/221.3.1.0 che ha chiarito una volta per tutte la questione.
La circolare affronta il tema delle locazioni brevi e delle procedure di accoglienza nelle strutture ricettive, mettendo l’accento sull’importanza di garantire la sicurezza pubblica.
In un contesto caratterizzato da eventi rilevanti, come il prossimo Giubileo del 2025 e una situazione internazionale complessa, si evidenzia la necessità di rispettare rigorosamente le norme previste dall’articolo 109 del TULPS, del Decreto Ministeriale del 7 Gennaio 2013  e del Decreto Ministeriale del 16 settembre 2021 del Ministero dell'Interno.
Secondo queste disposizioni, i gestori di strutture ricettive devono verificare personalmente l’identità degli ospiti, confrontando i documenti con la persona fisica.
Questo significa che le procedure di identificazione da remoto, come l’invio online dei documenti o l’accesso automatizzato con codici e key boxes, non sono ritenute sufficienti, in quanto non garantiscono un controllo efficace sull’identità degli alloggiati.
Pertanto i gestori, anche se possono farsi inviare i documenti prima dell’arrivo e/o mettere a disposizione key boxes, sono sempre obbligati ad effettuare la verifica di persona dei clienti al loro arrivo, così come pubblicato con un AVVISO URGENTE del 22 novembre 2024 anche sul Portale Alloggiati Web.
L’obiettivo principale di queste regole è prevenire che persone pericolose, ricercate o legate ad attività illecite possano utilizzare strutture ricettive per nascondersi, garantendo così un monitoraggio costante da parte delle autorità di pubblica sicurezza.
- Di conseguenza cosa rischia il gestore che permette il self check-in?
E’ importante sottolineare che la norma è sempre stata cosi com’è, quindi il self check-in non è mai stato legale in Italia, ma potrebbe esserlo in futuro se ci saranno le condizioni necessarie alla loro attuazione con una modifica all’articolo in questione.
Quindi, fino a nuove modifiche, tutti quei gestori che gestivano online le proprie strutture ricettive e i loro appartamenti per affitti brevi senza far identificare gli ospiti in presenza, dovranno adeguarsi facendolo di persona o delegando il compito a qualche collaboratore.
L’articolo 8 della legge 135/2001, che ha modificato l’art. 109 del TULPS, non ha previsto una sanzione specifica per la sua violazione.
Pertanto, nel caso in cui venga accertata tale infrazione, si applica l’art. 17 del TULPS, che prevede una pena detentiva fino a tre mesi o una multa fino a 206 euro.
Inoltre è da valutare un altro aspetto a volte non sempre considerato con la dovuta attenzione, e cioè quello della custodia e conservazione dei dati anagrafici dei clienti memorizzati su piattaforme e sistemi on-line che potrebbero essere utilizzati e trafugati a totale insaputa dei gestori da eventuali malfattori.
Di conseguenza rimane sempre più sicuro e pratico utilizzare applicatici e software installati su dispositivi di proprietà dei gestori e di cui ne hanno il totale controllo.
Tra i tanti in commercio uno di quelli sicuramente economico, sicuro e di facile utilizzo è SKAIS, che permette con un unico check-in di adempiere a tutti gli obblighi istituzionali previsti per chi effettuare locazioni turistico brevi e di conservare in totale sicurezza i dati anagrafici dei propri clienti.
Per tutte le informazioni e approfondimenti sul suo utilizzo leggi la pagina dedicata cliccando qui o contattaci ai recapiti sotto indicati.
In questo elenco invece potrete trovare tutti i documenti di identità riconosciuti ufficialmente dal Ministero dell'Interno che è possibile utilizzare sul Portale Alloggiati-Web.